POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente Política de tratamiento de datos establece los términos y condiciones en virtud de los cuales English Tools SAS, identificado con NIT 900.430.184-6 y con domicilio en Bogotá, Colombia en la Cra 20 #80-60 Of 302 realizará el tratamiento de sus datos personales según las leyes constitucionales y legales. 

Contacto
English Tools SAS
(+57) 313 863 0800
info@englihstools.net

  1. Artículo 15 de la Constitución política.
  2. Ley 1581 de 2012.

De acuerdo con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 se establecen relaciones con las siguientes definiciones para los efectos de la política de English Tools:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da una persona para que una empresa o personas responsables lleven a cabo el tratamiento de los datos personales.

b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

c. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. 

d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos. 

e. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

f. Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. 

g. Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos

h. Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

j. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de estos datos (únicamente para inscripción a exámenes oficiales y envíos).

La política aquí contenida aplica a todos los procesos desarrollados en el marco del objeto social de English Tools SAS. La empresa recolecta, almacena, usa, maneja, transfiere, trasmite y suprime datos de acuerdo con las siguientes finalidades:

a. En relación con la naturaleza y gestión empresarial de English Tools

El tratamiento de datos personales se realizará con la finalidad de desarrollar el objeto social principal de la empresa, el cual consiste en la prestación de servicios para la preparación de exámenes internacionales, enseñanza de inglés e inscripción a exámenes oficiales. Para tal efecto podrá llevar a cabo todas las actividades de naturaleza  comercial, civil y los trámites judiciales o administrativos que sean necesarios para la prestación efectiva de tales servicios. En general, la empresa podrá llevar a cabo todas la operaciones de cualquier naturaleza, relacionadas con el objeto mencionado, actividades similares, complementarias o que permitan facilitar el desarrollo del comercio o la industria de English Tools.

b. Gestión del talento humano 

El tratamiento de los datos personales se realizará para la gestión del desempeño de las funciones y comunicaciones, así como también para el retiro o terminación de relaciones jurídicas con los empleados. Además, serán usados para procesos de selección, vinculación, formación y capacitación de personal. Cabe resaltar que podrán ser usados para abrir procesos disciplinarios por incumplimiento del reglamento establecido por English Tools.

c. Gestión de las finanzas y la contabilidad 

El tratamiento de los datos personales se realizará para operaciones de cobranza, recaudo, consultas y verificaciones. 

d. Gestión comercial (ventas y facturación)

El tratamiento de los datos personales se realizará para el desarrollo de la estrategia comercial de English Tools con el fin de dar una solución a la necesidad del cliente, ofrecer el portafolio de servicios y productos, o cualquier tipo de propuesta comercial que requiera de diversos datos personales. Además se realizará tratamiento de datos personales para los procesos de formalización de la compra, registro en los sistemas internos de la empresa y facturación.

e. Gestión comercial (servicio y atención al cliente)

El tratamiento de datos personales del cliente se dará para los procesos de evaluación de calidad de los productos o servicios de la empresa mediante encuestas de satisfacción o cualquier otro medio. El tratamiento de datos también se realizará para los procesos de atención como peticiones, quejas o reclamos de los clientes. 

f. Mercadeo y publicidad

El tratamiento de datos personales podrá realizarse para llevar a cabo todo tipo de campañas de carácter comercial o relacionadas con el objeto social. Así mismo, se dará tratamiento de datos personales para el envío de información promocional o programas de fidelización del cliente. 

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, English Tools establece en esta política los siguientes procedimientos e instrumentos: 

a. Recolección de datos personales

English Tools SAS recogerá los datos personales siempre que obtenga la autorización del titular, recopilando únicamente aquellos datos pertinentes o adecuados según la finalidad para la cual son recolectados y/o requeridos conforme con la normativa vigente. 

Del mismo modo, el proceso de recolección se realizará mediante el diligenciamiento de solicitudes de vinculación a las bases de datos, formularios de solicitud de información o encuestas sea de forma presencial, digital o telefónica bajo la condición de que serán usados para las finalidades por las que los datos son requeridos. No obstante, a partir del momento en que el titular autorice a English Tools para la recolección y tratamiento de sus datos personales, estos podrán usarse para llevar a acabo las actividades comerciales y laborales de la empresa. 

b. Autorización

De acuerdo con las leyes mencionadas en el punto dos, English Tools dará tratamiento a los datos personales del titular, únicamente con autorización informada y expresada del titular, la cual tendrá un lenguaje sencillo y claro, y será obtenida por cualquier medio físico, escrito, digital o electrónico. Además, le serán informadas las finalidades específicas que se le darán a sus datos personales, así como también le serán explicados sus derechos y medios por los cuales puede ejercerlos.

El titular está en todo su derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por English Tools  como datos sobre su origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. 

English Tools podrá suministrar información de los datos personales del titular al representante legal, al causahabiente o apoderado general, así como también a entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. 

Dependiendo de la actividad que se realice, English Tools le comunicará al titular los mecanismos dispuestos para que conozca, actualice, modifique y/o suprima sus datos, así como también para revocar la autorización otorgado. 

c. Casos en los que no se necesita una autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (I) datos o bases de datos de naturaleza pública, (II) información requerida por mandato de autoridades públicas administrativas o por orden judicial, (III) casos de urgencia médica o sanitaria, (IV) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, entre otros de naturaleza pública. 

d. Conservación y supresión de datos personales

English Tools conservará los datos personales del titular en repositorios digitales y manuales, tomando medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos , evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. English Tools se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos. 

El titular de los datos personales otorgados a English Tools SAS, tendrá derecho a:

a. Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a English Tools mediante los canales establecidos por la empresa. Este derecho se ejercerá, entre otros, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que introduzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar a English Tools prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas según la ley. 

c. Ser informado por English Tools previa solicitud presentada mediante los canales dispuestos en esta política, sobre el uso que se le da a sus datos personales.  

d. Presentar consultas a English Tools e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de sus datos personales. 

e. Solicitar el anulamiento y la supresión de sus datos personales cuando English Tools incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. 

f. Acceder de manera gratuita e ilimitada mediante los canales dispuestos en la política a los datos personales que sean objeto de tratamiento.

English Tools será el responsable del tratamiento de los datos personales y en tal condición adquiere las siguientes obligaciones:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por la autorización otorgada. 

c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir y evitar su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

d. Exigir al encargado del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.  

e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en la política, adoptando procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley. 

f. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

g. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

La Gerencia mediante la persona que ocupe el cargo de Gerente del área de Marketing y Comunicaciones en asociación con el área de ventas, será el área encargada del tratamiento de los datos personales por cuenta de English Tools. A este encargado se le suministrará la información personal de los titulares que reposen en la base de datos. Asimismo, deberá monitorear y actualizar las finalidades para el tratamiento de los datos personales en la empresa. 

En funcionario encargado de esta área llevará un informe de las bases de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones: 

a. Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda, a fin de garantizar al titular sus derechos. 

b. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten por la autorización otorgada. 

c. Conservar copia o respaldo de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales

d. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales en el tiempo estipulado. 

g. Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de los datos personales. 

h. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

i. Establecer las medidas que deberán tomarse al interior de English Tools en cada uno de los procesos y procedimientos, en los que haya lugar al tratamiento de datos personales de los titulares. 

j. Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales. 

k. Lo demás consagrado en la ley. 

Los procedimientos y canales para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la utilización son los siguientes: 

a. Canales de comunicación

Las actividades de tratamiento de datos personales podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, sitio web, mensaje de texto, redes sociales dando cumplimiento a lo previsto en la normativa vigente. 

English Tools establece como canales de comunicación con los titulares: 

Página web: englishtools.net
Correo: comunicaciones@englishtools.net
Teléfono: 57 (1) 4673738
Celular: (+57) 313 863 0800

b. Consultas y reclamos 

Las consultas y reclamos deberán dirigirse al correo comunicaciones@englishtools.net. En caso de información adicional, el titular o causahabientes podrán comunicarse al teléfono 467 3738 o dirigirse a la Cra 20 #80-60 Oficina 302 en Bogotá. Las consultas serán atendidas por English Tools en máximo siete (7) días calendario contados a partir del recibo de la respectiva solicitud.

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenido en la base de datos de English Tools debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en estas políticas,  podrán presentar un reclamo ante el gerente de Marketing y Comunicaciones , el cual será tramitado según las siguientes reglas: 

1. El reclamo se realizará mediante una solicitud dirigida al Gerente del área de Marketing y Comunicaciones mediante los canales de comunicación dispuestos en el punto anterior junto con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos adjuntos que sean requeridos según el caso.

2. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de ser recibido, la prórroga se podrá realizar por un término máximo de ocho (8) días cuando no sea posible atenderlo en tal término, el área de servicio al cliente deberá informar los  motivos de la demora. 

3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si dentro de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se dará por entendido que ha desistido del reclamo.

4. Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo a English Tools a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

La presente política entra en vigencia el 02 de julio de 2020 y tendrá validez mientras English Tools ejerza su objeto social en Colombia o hasta que la ley disponga asunto contrario o diferente. Además, Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de English Tools, debiendo dar a conocer a los titulares las modificaciones de la misma.